Le comunicazioni da inviare tramite CIVA INAIL

Dal 27 maggio 2019 i servizi di certificazione e verifica di impianti e apparecchi si richiedono esclusivamente in via telematica tramite CIVA, l’applicativo INAIL istituito con la circolare n. 12 del 13 maggio 2019. Questo articolo riassume quali comunicazioni transitano dal portale per il settore “impianti di messa a terra e protezione da scariche atmosferiche”, chi le invia e cosa torna indietro al datore di lavoro.

In breve

• Su CIVA si gestiscono denunce, comunicazione dell’organismo abilitato, modifiche, volture, cessazioni e richieste di matricola.
• Le comunicazioni le invia il Legale Rappresentante, un delegato o un consulente abilitato con profilo dedicato.
• L’esito principale per il datore di lavoro è la matricola CIVA e la lista dei propri impianti negli archivi dell’Istituto.

Le comunicazioni gestite su CIVA

L’elenco dei servizi per il settore terra/scariche atmosferiche, ricavato dal manuale utente INAIL (v. 2.15 del 16 gennaio 2025), comprende:

Chi invia le comunicazioni

Secondo la FAQ ufficiale INAIL, accedono al portale CIVA con SPID, CIE o CNS diverse figure: il Legale Rappresentante della ditta, i delegati ai servizi, il “Consulente per le attrezzature e impianti” e altri profili (PA in conto Stato, utenti con credenziali dispositive, amministratori di condominio, installatori).

Il profilo “Consulente per le attrezzature e impianti” è stato creato proprio per consentire ai consulenti tecnici di operare per conto delle aziende: la delega si conferisce dalla funzionalità “Gestione utenti e profili”, ad opera del Legale Rappresentante o dell’Amministratore delle Utenze Digitali, ed è possibile delegare esclusivamente persone fisiche. Anche la comunicazione dell’organismo abilitato può essere presentata da “legali rappresentanti o loro delegati (consulente per le attrezzature e impianti, installatore, ecc.)”.

La comunicazione dell’organismo abilitato (art. 7-bis)

È la comunicazione più ricorrente nel ciclo di vita dell’impianto: il datore di lavoro “comunica tempestivamente all’INAIL, per via informatica, il nominativo dell’organismo” incaricato delle verifiche periodiche ex artt. 4 e 6. Il servizio su CIVA è attivo dal 16 luglio 2020 e alimenta la banca dati informatizzata delle verifiche gestita dall’Istituto.

Cosa riceve il datore di lavoro

Per ciascun utente, CIVA rende rinvenibile “la lista degli impianti e degli apparecchi a esso associati — con indicazione della relativa matricola — presenti negli archivi dell’Istituto”. La matricola attribuita dopo una denuncia è visibile nel dettaglio della pratica; le pratiche di immatricolazione non prevedono il pagamento della prestazione. Se l’abbinamento utente-impianto manca, esiste la funzione di richiesta visualizzazione tramite indicazione della matricola.

Tre casi tipici da non confondere

• Matricola ignota (impianto denunciato in passato): servizio “Richiedi matricola per impianti denunciati”.
• Impianto con matricola ma non censito su CIVA: servizio “Denuncia impianto non censito”.
• Cambio di titolarità (acquisto o vendita dell’azienda o del ramo): volture per acquisizione o cessione, non una nuova denuncia.

Scegliere il servizio corretto è il punto dove le pratiche si bloccano più spesso: se il tuo caso non rientra chiaramente in una delle voci dell’elenco, conviene verificare prima di inviare. Se preferisci delegare la gestione amministrativa delle comunicazioni, puoi richiedere assistenza: lo studio prepara e invia le pratiche per tuo conto.