Portale CIVA INAIL: come accedere e quali pratiche gestisce

A cosa serve il portale CIVA

Il portale CIVA è l'applicativo con cui l'INAIL gestisce in via telematica i servizi di certificazione e verifica di impianti e apparecchi. Dal 27 maggio 2019 è l'unico canale per presentare le pratiche che copre: non esistono moduli cartacei né invii alternativi. Per il quadro generale vedi la pagina Cos'è CIVA INAIL; qui ci concentriamo sull'uso pratico del portale.

Una volta entrati, il portale mostra la lista degli impianti e degli apparecchi associati alla propria posizione, ciascuno con la relativa matricola, e il menu dei servizi disponibili per settore. Da qui partono tutte le pratiche: dalla denuncia di un nuovo impianto di messa a terra alla comunicazione dell'organismo abilitato prima di una verifica periodica.

Accesso e primo ingresso

Non esiste una registrazione separata a CIVA: il portale è un servizio dell'area riservata INAIL. La procedura tipica del primo accesso è:

1. Procurati una credenziale valida: SPID, CIE (Carta d'Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
2. Entra nell'area riservata del portale INAIL selezionando il metodo di autenticazione.
3. Completa la scheda anagrafica digitale richiesta al primo ingresso.
4. Apri l'applicativo CIVA e verifica il profilo assegnato: il legale rappresentante della ditta titolare di posizione assicurativa lo trova già associato; gli altri ruoli richiedono un'abilitazione.
5. Se operi per un'azienda che non ti appartiene, fai conferire la delega dal legale rappresentante o dall'Amministratore delle Utenze Digitali.

I profili utente del portale

La FAQ ufficiale INAIL elenca i ruoli abilitati ad accedere a CIVA. La tabella seguente riassume quelli più rilevanti per le imprese:

Il profilo del consulente delegato merita un dettaglio in più, perché è quello con cui operiamo anche noi. La circolare n. 12/2019 lo ha creato «per consentire ai consulenti tecnici di accedere e operare nell'espletamento degli incarichi loro affidati». Secondo il manuale utente (§3.1.3): la delega si conferisce dal servizio «Gestione utenti e profili» dopo autenticazione SPID/CNS/CIE, può essere attribuita esclusivamente a persone fisiche, è gestita dal Legale Rappresentante o dall'Amministratore delle Utenze Digitali ed è in comune tra gli applicativi CIVA ed Emissioni Acustiche. Il consulente deve prima accedere con le proprie credenziali e completare la scheda anagrafica. Approfondimento: guida sulla delega del consulente CIVA.

Le funzioni del portale, servizio per servizio

Per il settore «impianti di messa a terra e protezione da scariche atmosferiche», il manuale utente v. 2.15 elenca questi servizi:

• Denuncia di impianti di messa a terra e denuncia di impianti per scariche atmosferiche;
• Denuncia impianto non censito, per impianti esistenti mai registrati;
• Comunicazione modifiche sostanziali e cessazione dell'esercizio (art. 8 DPR 462/01);
• Comunicazione organismo abilitato (art. 7-bis DPR 462/01);
• Demolizione impianto;
• Richiesta matricola per impianti denunciati o in luoghi con pericolo di esplosione;
• Voltura per acquisizione o cessione di impianto/apparecchio;
• Richiesta visualizzazione apparecchi/pratiche e richiesta documentazione varia;
• Richiesta di prestazioni varie con intervento del tecnico.

Gli altri settori del portale coprono attrezzature di sollevamento (incluso il riconoscimento di idoneità dei ponti sollevatori), ascensori e montacarichi da cantiere, apparecchi a pressione e impianti di riscaldamento. La mappa completa voce per voce è nella nostra guida al manuale CIVA INAIL.

Problemi di accesso: i casi più comuni

Nella pratica ricorrono alcune situazioni; per ciascuna indichiamo il primo controllo da fare (senza sostituirci all'assistenza ufficiale INAIL):

• Credenziale scaduta o non riconosciuta: verifica che SPID, CIE o CNS siano attivi e rinnovati; la FAQ INAIL conferma questi tre metodi, mentre il vecchio PIN INPS non è più indicato.
• Scheda anagrafica non completata: al primo ingresso il sistema la richiede; senza, l'accesso ai servizi resta bloccato.
• Profilo non abilitato: il legale rappresentante deve risultare associato alla posizione assicurativa; dipendenti e collaboratori hanno bisogno di una delega ai servizi.
• Delega al consulente non funzionante: controlla che il consulente abbia completato la propria scheda anagrafica e che la delega sia stata conferita a una persona fisica dal servizio "Gestione utenti e profili".
• Impianto non visibile nella lista: usa la funzione di richiesta visualizzazione indicando la matricola; se la matricola è sconosciuta, il servizio "Richiedi matricola".

Se il blocco persiste, i canali ufficiali indicati dalla circolare n. 12/2019 sono il servizio "Inail risponde" e il Contact center 06.6001 (lun-ven, ore 9-18). Per una pratica ferma o per gli errori di compilazione più frequenti vedi anche la guida sugli errori nelle pratiche CIVA.

Dove trovare istruzioni ufficiali

Il riferimento ufficiale è il manuale utente CIVA "Funzioni di front-end" (v. 2.15, 16 gennaio 2025), pubblicato dall'INAIL nella sezione "Guide e manuali operativi" del proprio portale: è il documento che descrive schermate e servizi con dettaglio operativo. Le FAQ INAIL rispondono invece ai quesiti più frequenti su accesso e profili. Entrambi sono elencati nelle fonti a fondo pagina.