Come delegare un consulente sul portale CIVA INAIL

Sul portale CIVA INAIL (Certificazione e Verifica Impianti e Apparecchi) un’impresa può farsi assistere da un professionista esterno grazie al profilo “Consulente per le attrezzature e impianti”: è la figura prevista da INAIL per operare sulle pratiche per conto dell’azienda, dietro delega conferita dal Legale Rappresentante o dall’Amministratore delle Utenze Digitali. In questa guida: cosa prevede la norma, come si conferisce la delega passo passo e quali sono i limiti dell’incarico.

Il ruolo del consulente secondo INAIL

La circolare INAIL n. 12 del 13 maggio 2019 — quella che ha istituito l’uso obbligatorio del portale — ha introdotto il profilo con questa motivazione: consentire “ai consulenti tecnici di accedere e operare nell’espletamento degli incarichi loro affidati”. La FAQ ufficiale INAIL (KB0011487) lo descrive come “una figura specifica, delegata ed autorizzata ad operare su CIVA” dal Legale Rappresentante della ditta o dall’Amministratore delle Utenze Digitali.

In pratica il consulente può svolgere sul portale le stesse operazioni che spetterebbero all’azienda: presentare denunce, comunicazioni, richieste di matricola, volture e cessazioni. Anche l’avviso INAIL del 16 luglio 2020 sulla comunicazione dell’organismo abilitato (art. 7-bis DPR 462/01) conferma che la comunicazione può essere presentata dai “legali rappresentanti o loro delegati (consulente per le attrezzature e impianti, installatore, ecc.)”.

Come si conferisce la delega: procedura

La procedura è descritta dalla FAQ INAIL e dal manuale CIVA (v. 2.15, §3.1.3). I passaggi:

1. Il consulente si registra per conto proprio. Accede al portale INAIL con le proprie credenziali (SPID, CIE o CNS) e completa la scheda anagrafica digitale. Senza questo passaggio la delega non può essere conferita.
2. L’azienda autorizza il profilo. Il Legale Rappresentante della ditta — oppure l’Amministratore delle Utenze Digitali, se l’impresa ne ha nominato uno — accede a CIVA e usa la funzionalità Gestione utente – Gestione utenti e profili per abilitare il consulente sulla propria posizione.
3. Il consulente opera selezionando l’azienda. Da quel momento, all’accesso, il consulente può operare per conto della ditta che lo ha delegato.

Regole documentate da tenere presenti:

• si possono delegare esclusivamente persone fisiche: non è prevista la delega a una società o a uno studio come soggetto giuridico;
• la delega è in comune tra gli applicativi CIVA ed Emissioni Acustiche;
• per le pubbliche amministrazioni in gestione conto Stato esiste una versione dedicata del profilo, rilasciata dal Datore di Lavoro della struttura.

I limiti del consulente delegato

Le fonti ufficiali descrivono come si delega, ma non attribuiscono al consulente poteri propri: tre precisazioni sono quindi utili.

Il consulente opera per conto dell’azienda. La delega è uno strumento tecnico del portale: abilita il professionista a compilare e inviare pratiche, non sposta la titolarità degli adempimenti.

La responsabilità resta del datore di lavoro. Gli obblighi del DPR 462/01 — la denuncia dell’impianto entro 30 giorni, le verifiche periodiche, la comunicazione dell’organismo abilitato, le comunicazioni di cessazione o modifica — sono posti dalla norma a carico del datore di lavoro. Delegare l’operatività sul portale non equivale a trasferire questi obblighi: se una scadenza viene persa, la violazione resta riferibile al datore di lavoro (per le verifiche, la sanzione amministrativa da 500 a 1.800 euro prevista dall’art. 87, comma 4, lett. d, del D.Lgs 81/08 colpisce datore di lavoro e dirigente).

La delega non sostituisce le verifiche. Il consulente gestisce la parte amministrativa; le verifiche ufficiali sugli impianti restano di competenza di ASL, ARPA o degli organismi abilitati dal Ministero. Studio CIVA 2B, in particolare, è un servizio di assistenza amministrativa e non è un Organismo Abilitato: non esegue verifiche periodiche.

Quando conviene delegare

La delega è utile quando l’impresa non ha personale interno che segue gli adempimenti, quando le pratiche sono numerose o quando si vuole un interlocutore che conosca già le procedure del portale. Resta comunque consigliabile che il datore di lavoro conservi visibilità sulle pratiche inviate: sul portale le pratiche restano associate all’azienda e consultabili dal Legale Rappresentante.

Tre accortezze prima di conferire la delega

1. Verificare l’identità digitale del consulente: deve aver completato la scheda anagrafica sul portale INAIL, altrimenti la ricerca dell’utente da delegare non va a buon fine.
2. Accordarsi sul perimetro dell’incarico: la delega tecnica abilita all’operatività, ma è l’incarico professionale a definire quali pratiche il consulente seguirà (denunce, comunicazioni 7-bis, volture).
3. Gestire la fine del rapporto: quando la collaborazione cessa, la revoca passa dalla stessa funzione “Gestione utenti e profili” con cui la delega è stata conferita; le pratiche già inviate restano comunque agli atti dell’azienda.

Studio CIVA 2B opera come consulente delegato per le imprese della Toscana: seguiamo la preparazione documentale, l’invio e il monitoraggio delle pratiche CIVA. Per attivare la collaborazione richiedi assistenza o consulta il servizio di gestione pratiche CIVA INAIL.