Quali documenti servono per la pratica CIVA

I documenti per la pratica CIVA cambiano a seconda del tipo di richiesta: la denuncia di un nuovo impianto di messa a terra non richiede gli stessi atti di una voltura o della comunicazione dell’organismo abilitato. Questa guida propone una checklist differenziata per le cinque richieste più comuni sul portale CIVA INAIL (Certificazione e Verifica Impianti e Apparecchi), distinguendo ciò che è previsto dalle fonti ufficiali da ciò che è in genere richiesto nella pratica.

Documenti comuni a (quasi) tutte le pratiche

Prima delle checklist specifiche, alcuni elementi trasversali:

• Dati anagrafici della ditta: denominazione, codice fiscale e partita IVA devono coincidere con quanto registrato negli archivi INAIL (posizione assicurativa). Disallineamenti anagrafici sono tra le cause più comuni di pratiche bloccate.
• Identità digitale: chi presenta la pratica accede con SPID, CIE o CNS; se opera un consulente, la delega sul portale deve essere già attiva.
• Matricola CIVA dell’impianto, quando l’impianto è già censito: è il riferimento di tutte le pratiche successive alla prima denuncia.
• Dati dell’impianto (sede, tipologia): in genere richiesti nei moduli telematici, devono corrispondere alla documentazione tecnica disponibile.

1. Denuncia dell’impianto di messa a terra (art. 2 DPR 462/01)

La messa in esercizio dell’impianto richiede la preventiva verifica dell’installatore, con rilascio della dichiarazione di conformità, che equivale a tutti gli effetti a omologazione. Entro 30 giorni dalla messa in esercizio il datore di lavoro invia la dichiarazione all’INAIL e all’ASL o ARPA competenti (allo SUAP dove attivo).

Checklist:

1. Dichiarazione di conformità (Di.Co.) rilasciata dall’installatore, completa degli allegati previsti dalla norma di riferimento.
2. Documentazione dell’impianto: in genere richiesti gli elaborati che accompagnano la Di.Co. (schemi, relazione tecnica quando dovuta), utili anche per ricostruire i dati da inserire nel modulo.
3. Dati anagrafici e assicurativi della ditta (PAT INAIL, sede dell’impianto).
4. Identità digitale del presentante o delega attiva al consulente.

La denuncia si presenta esclusivamente tramite CIVA dal 27 maggio 2019. Per gli impianti in luoghi con pericolo di esplosione vale una regola diversa: la dichiarazione va ad ASL o ARPA, che effettuano l’omologazione con la prima verifica (art. 5). Per approfondire vedi la pagina sul servizio di denuncia dell’impianto di messa a terra.

2. Comunicazione dell’organismo abilitato (art. 7-bis DPR 462/01)

Il datore di lavoro comunica tempestivamente all’INAIL, per via informatica, il nominativo dell’organismo incaricato delle verifiche periodiche. La comunicazione avviene tramite il servizio CIVA dedicato, attivo dal 16 luglio 2020.

Checklist:

1. Matricola CIVA dell’impianto oggetto della verifica.
2. Dati dell’organismo abilitato scelto (l’organismo va individuato tra quelli abilitati dal Ministero).
3. Estremi dell’incarico: in genere richiesti gli elementi del contratto o dell’accettazione con l’organismo (data, ambito della verifica).
4. Delega attiva, se la comunicazione è presentata dal consulente: l’avviso INAIL conferma che possono presentarla i legali rappresentanti o i loro delegati.

3. Voltura per acquisizione o cessione

Quando l’impianto o l’apparecchio cambia titolare, il manuale CIVA prevede i servizi di voltura per acquisizione e voltura per cessione.

Checklist:

1. Matricola CIVA dell’impianto o apparecchio.
2. Dati anagrafici delle due ditte (cedente e acquirente), coerenti con gli archivi INAIL.
3. Documento che attesta il trasferimento: in genere richiesto un atto che giustifichi la voltura (contratto, scrittura o dichiarazione delle parti).
4. Per il subentrante: anagrafica digitale completata e, se necessario, richiesta di visualizzazione dell’impianto tramite matricola.

4. Cessazione dell’esercizio e modifiche sostanziali (art. 8 DPR 462/01)

L’art. 8 obbliga il datore di lavoro a comunicare tempestivamente all’ufficio competente la cessazione dell’esercizio, le modifiche sostanziali preponderanti e il trasferimento o spostamento degli impianti. Su CIVA esistono i servizi dedicati “Cessazione dell’esercizio dell’impianto” e “Comunicazione modifiche sostanziali”.

Checklist:

1. Matricola CIVA dell’impianto.
2. Data e descrizione dell’evento (cessazione, modifica, trasferimento).
3. Documentazione tecnica aggiornata in caso di modifica sostanziale: in genere richiesta la nuova dichiarazione o la documentazione dell’intervento effettuato.
4. Dati anagrafici aggiornati della ditta.

5. Recupero matricola e impianto non censito

Se la matricola non è nota o l’impianto non compare sul portale, il manuale distingue tre casi con tre servizi diversi:

Le pratiche di immatricolazione non prevedono il pagamento della prestazione. Per questo scenario esiste anche il nostro servizio dedicato al recupero della matricola CIVA.

Usa la checklist interattiva

Le stesse checklist sono disponibili in formato spuntabile e stampabile nello strumento gratuito checklist documenti CIVA: selezioni il tipo di pratica e spunti i documenti man mano che li raccogli.

Se preferisci delegare la preparazione documentale e l’invio, Studio CIVA 2B segue la pratica per conto della tua impresa: richiedi assistenza.